Edizione 2026-10-07.2
Come richiedere i propri dati, quali copie sono coinvolte e perché fine abbonamento, export e cancellazione richiedono passaggi distinti.
L’export comprende i dati esportabili del tenant: tabelle di dominio, conoscenza persistente, riferimenti canonici, versioni e conflitti, provenance, conversazioni nei limiti degli accessi autorizzati, documenti acquisiti e ricevute pertinenti. Deve includere un manifest di file, formati, identificativi e hash per verificarne l’integrità, con descrizione dei legami fra record. JSON/JSONL, CSV e file nei formati originali sono i formati proposti per la V0. Gli indici ricostruibili possono essere esclusi se i dati per ricrearli e l’esclusione sono documentati. Nessun export comprende dati di altri tenant, segreti del Fornitore o token in chiaro.
Un amministratore autorizzato richiede l’export dall’area cliente o dal canale contrattuale. La richiesta riceve identificativo e stato; la consegna avviene tramite canale protetto con scadenza e verifica dell’identità del destinatario. Un file pronto non equivale a una migrazione conclusa: si registrano produzione, integrità e disponibilità, senza dichiarare che il Cliente lo abbia importato. Errori o limiti vengono resi visibili e corretti senza perdere la richiesta.
Le copie operative sono mantenute per il periodo necessario a fornire il servizio, completare una restituzione richiesta e attuare istruzioni lecite di cancellazione. L’allegato operativo deve fissare, prima dell’attivazione del servizio gestito, le finestre effettive di export, conservazione limitata e rotazione dei backup, con decorrenza, sistemi coperti e responsabile. Queste durate non sono ancora approvate: nessun valore delle bozze precedenti viene trasformato in timer automatico. Un periodo di conservazione per obblighi fiscali o difesa di diritti riguarda soltanto le registrazioni pertinenti e non l’intera Knowledge dell’organizzazione.
La cessazione comunica data finale del servizio, stato della richiesta di export e termine applicabile alle copie gestite. Una richiesta tempestiva ancora dovuta deve poter essere completata: il decorso di una finestra non giustifica distruggere i dati mentre la restituzione è impedita da un problema del Fornitore. Per i servizi cui si applica il Data Act restano salve le regole sul cambio di fornitore, sui tempi e sugli ostacoli contrattuali. Non sono introdotte penali di uscita o costi di trasferimento vietati. L’applicabilità concreta va verificata rispetto al servizio effettivamente erogato. Regolamento europeo sui dati — Data Act.
Disdire l’abbonamento, chiudere un account, revocare un connettore, nascondere un documento dagli elenchi e cancellare definitivamente i dati sono azioni diverse. Una richiesta di eliminazione identifica organizzazione, dati, copie e sistemi interessati; prima dell’esecuzione vengono verificati poteri, ambito e obblighi di conservazione. Un piano approvato o una richiesta ricevuta non dimostrano che l’eliminazione sia avvenuta. L’esito deve indicare le operazioni realmente eseguite e gli eventuali residui, con motivazione e termine applicabile.
La scadenza Business non è un comando di cancellazione dei dati nell’ambiente nativo, delle esportazioni già consegnate o degli originali presso i provider collegati. La protezione e il backup delle copie sotto il controllo esclusivo del Cliente seguono le responsabilità dichiarate per quell’ambiente. Il Fornitore non attesta di aver cancellato dati che non controlla e non chiude account esterni intestati al Cliente senza una specifica istruzione e i poteri necessari.
Le copie di backup eventualmente gestite dal Fornitore cessano secondo la rotazione dichiarata nell’allegato operativo. Durante il residuo ciclo sono limitate alle esigenze di ripristino e protette da usi ordinari incompatibili; se un ripristino recupera dati già cancellati, devono essere riapplicate le istruzioni pertinenti. Un vincolo legale di conservazione viene documentato per categoria, motivo e periodo, limitando accessi e riusi. Non si dichiara cancellazione totale finché esistono copie residue comprese nell’ambito dell’attestazione.
L’export contrattuale dei dati dell’organizzazione è distinto dal diritto alla portabilità dei dati personali dell’interessato, esercitabile quando ne ricorrono i presupposti. Il pacchetto deve documentare struttura, formati, legami e esclusioni; la disponibilità di un file non garantisce l’importazione automatica in ogni applicazione. Manifest e impronte consentono verifiche di integrità, mentre eventuali contenuti non disponibili o non esportabili sono segnalati. Segreti, chiavi private e dati di altri clienti non vengono inseriti nel pacchetto.